Pour être complet, le descriptif doit répondre à :

• le type et la finalité de l'ouvrage/prestation sont connus;
• les quantités et les qualités nécessaires sont définies;
• les conditions particulières sont précisées;
• les règles de l’art sont respectées;
• les conditions contractuelles sont remplies

Les conséquences d’un dossier imprécis :

• dépouillement difficile des offres,
• correction des différences, offres incomparables,
• complication du choix des entrepreneurs,
• adjudication mal consolidée,
• augmentation des reports de coûts et des mesures spéculatives,
• risque de surcoûts,
• augmentation du potentiel de litige au moment de l'exécution,
• perturbation de la sécurité et du contrôle des coûts.

Collecter toutes les données de base du projet, en quatre rubriques, dans l'ordre suivant:

1. Acteurs: coordonnées de tous les acteurs (mandant, maître d'ouvrage, commettant, direction du projet, direction des travaux, mandataires, entrepreneurs).
2. Projet: fiche signalétique du projet (désignation, numéro du projet, description, etc.).
3. Domaines: fiche signalétique de chaque domaine.
4. Subdivisions: hiérarchisation des données du projet.

La structuration des données doit être mûrement réfléchie avant la saisie, car elle répond à une nécessité essentielle à maintenir jusqu'à l’achèvement de l’ouvrage. Les mêmes données servent les différents intervenants (concepteur, entrepreneur, sous-traitant, directeur des travaux, etc.). 

Il consiste à élaborer l’organigramme représentant l’organisation générale, délimitant aussi le cercle des intervenants.

Pour rappel :
Le mandant est l'initiateur du projet de construction et devient en général propriétaire du projet réalisé. Il délègue le projet par mandat et en finance l'exécution. Il endosse souvent la qualité d'investisseur.

Le maître d'ouvrage est la personne ou l'organisme qui fait construire et qui finance l'opération. Le maître d'ouvrage et le mandant sont souvent la même personne.

Le commettant est la personne ou l'organisme qui s'engage en vertu du contrat d'entreprise à rémunérer la prestation de l'entrepreneur. Il peut endosser en même temps la fonction de mandant et celle de maître d'ouvrage. Une entreprise générale peut aussi agir en qualité de commettant si le maître d'ouvrage lui délègue les compétences nécessaires à cet effet.

La direction du projet est la personne ou l'organisme qui s'engage en vertu du contrat d'entreprise à rémunérer la prestation de l'entrepreneur. Il peut endosser en même temps la fonction de mandant et celle de maître d'ouvrage. Une entreprise générale peut aussi agir en qualité de commettant si le maître d'ouvrage lui délègue les compétences nécessaires à cet effet.

La direction des travaux coordonne et dirige les travaux. Elle tient aussi le décompte des prestations. La direction des travaux et la direction du projet peuvent être prises en charge par le même organisme, qui peut éventuellement confier ces deux fonctions à deux collaborateurs différents.

L'identification du projet consiste à attribuer au projet une désignation ou un numéro univoque. Ces données servent essentiellement à l'archivage et à la recherche par mot-clé.

2014_001 Année du mandat et numéro courant d'opération (année 2014; 1er mandat).

112 Numérotation automatique des projets par le logiciel, ou attribution manuelle.

«Les Peupliers» Dénomination du projet, avec ou sans mention du MO.

Dates de référence

Le classement des projets d'après la date de saisie est un mode de référencement possible. Ce référencement peut être modifié en tout temps.

Indice des coûts de construction
Il faut définir la méthode de calcul si le projet est soumis au renchérissement:

• spécifier l'indice des coûts de construction,
• définir pour chaque ouvrage l'indice de référence servant au calcul du devis,
• pour chaque ouvrage, on peut saisir l'indice de référence pour les contrats d'entreprise au moment de l'adjudication,
• on peut également saisir l'indice du jour pour le contrôle des coûts.
• Les différentes modalités de calcul du renchérissement sont définies dans les règlements suivants:
  SIA 121: Méthode de l'indice spécifique d'ouvrage (MIS)
  
• SIA 122: Méthode paramétrique (MP)
• SIA 123: Indice des coûts de production (ICP)
• SIA 124: Méthode des pièces justificatives (MPJ)

Subdivision par lots.

Les travaux peuvent être subdivisés par lots selon des critères quantitatifs ou techniques, et peut obéir à:

• Répartition par corps d'état: installations sanitaires, installations pour le gaz, installations électriques, maçonnerie, etc.
• Répartition par catégories de travaux: enceinte de fouille, terrassements, maçonnerie, etc. C'est un cas fréquent.
• Répartition par étapes chronologiques: subdivision des travaux par année, etc.
• Répartition selon la taille de l'ouvrage, l'organisation des travaux.
• Intérêt du maître d'ouvrage à répartir entre plusieurs entreprises.

Subdivision de l'ouvrage.

Décomposer un ouvrage en plusieurs parties permet de distinguer les prestations d'après les parties d'ouvrage et les imputer à différents crédits.

Abréviation Désignation

• PO1 Communs
• PO2 Garage collectif
• PO3 Commerces
• PO4 Ateliers, laboratoires
• PO5 Gymnastique
• PO4 Bureaux

Cette subdivision est surtout utilisée pour les projets d'envergure, qui sont composés de plusieurs unités (p.ex. les alentours des ouvrages, la desserte, les bâtiments, les bâtiments annexes, etc.) ou pour des projets dans lesquels les différentes parties doivent être comptabilisées séparément dans la planification des coûts.

Elle permet :

• de garantir la transparence des coûts à travers toutes les phases d'étude et de réalisation,
• de calculer les valeurs référentielles pertinentes pour des types d'ouvrage récurrents (p. ex.: immeuble d'habitation),
• de présenter au maître d'ouvrage une ventilation des coûts par partie d'ouvrage (p. ex. immeuble mixte associant une partie résidentielle structurée en PPE et une partie commerciale comportant des cabinets médicaux et des surfaces commerciales en location).

La subdivision de l’ouvrage répond aux critères suivants :

• unité spatiale distincte ou un groupe de telles unités, ce qui permet de localiser les prestations et de les attribuer de manière univoque aux différentes unités.
• construction relevant d'un seul genre d'ouvrage, p. ex. une route, une maison, etc.
• entité aisément identifiable.

La localisation.

Cette classification sert à distinguer les prestations d'après l'emplacement (p. ex. selon les étages).

Elle est hiérarchiquement subordonnée aux parties de l’ouvrage.

La localisation des prestations est:

• fréquente dans le domaine des installations, les prestations étant le plus souvent subdivisées par étage ou par unité d'habitation,
• rare dans le domaine du bâtiment, parce que les prestations sont en général classées seulement par ouvrage (p. ex. par maison). Elle s'applique néanmoins lorsque le coût d'une prestation doit être réparti entre plusieurs parties d'ouvrages (p. ex. lorsque le financement d'un garage souterrain doit être réparti entre les étages commerciaux et les étages d'habitation du bâtiment élevé sur ledit garage).

Ces normes se répartissent en deux grandes catégories: les normes techniques et les normes contractuelles.

Une norme a un effet juridique uniquement à partir du moment où l’on s'y réfère.

Les normes techniques.

Une exécution selon les règles de l’art, implicitement, applique et respecte les normes techniques, qui énumèrent les modalités techniques à respecter dans toute construction, par ex. :

• Norme SIA 265  Construction en bois
• Norme SIA 266   Construction en maçonnerie
• Norme SIA 279  Matériaux de construction isolants
• Norme SIA 414  Tolérances dimensionnelles

Les normes contractuelles.

Elles sont assimilables à des conditions générales d'affaires.

Les règlements de prestations d’honoraires, les modèles de planifications, de conseils, etc., en font partie mais sont sans effet direct sur les soumissions.

Elles servent de fil rouge pour régler de manière univoque des situations parfois complexes.

Il est important, voir impératif de se référer à la norme SIA 118 «Conditions générales pour l'exécution des travaux de construction», qui deviendra ainsi partie intégrante du contrat de l’entrepreneur.

Les nouvelles Conditions générales de construction (CGC) ont été introduites pour compléter et préciser la norme SIA 118. Ces dispositions contractuelles sont intégrées dans les normes techniques, ex. :

• Norme SIA 118/266   Conditions générales pour la construction en maçonnerie.

Les CGC définissent les règles de rémunération (prestations comprises et plus-values) ainsi que les règles de métré. Elles garantissent la fiabilité des prix calculés par l'entrepreneur, excluent toute hésitation sur la nature des contrats d'entreprise et permettent un décompte correct des coûts en fin de chantier.

La norme SIA 118 et les CGC proposent des clauses qui se retrouvent fréquemment dans la pratique. Ces normes doivent être expressément mentionnées pour être formellement applicables, en sachant que la soumission représente la base du prochain contrat de l’entrepreneur.

Autres documents.

Enfin, un descriptif complet se réfère encore à d'autres directives et documents normatifs, dont les dispositions doivent être adaptées en fonction du projet, à savoir:

• sécurité au travail, protection de la santé (ordonnance sur les travaux de construction (OTConst), directives Suva),
• protection de l'environnement, élimination et recyclage des déchets (permis de construire, directives cantonales et communales),
• protection incendie (permis de construire, norme, directives et notes explicatives de l'Association des Etablissements cantonaux d'Assurance Incendie AEAI),
• principes de développement durable.

L'établissement d'un descriptif de prestations complet n'est pas le fruit du hasard: il résulte d'un travail bien organisé.

Le concepteur est appelé à fournir des prestations essentielles à la bonne marche du projet, à savoir:

• préparation du dossier d'appel d'offres (description de l'ouvrage, descriptif, plans, dispositions particulières),
• gestion de la procédure d'appel d'offres en concertation avec le mandant,
• évaluation des offres et propositions d'adjudication.

Contrôle de l'appel d'offres avant expédition.

Réunir des documents de natures très diverses: descriptifs, description de l'ouvrage, plans, échéancier des travaux, organigramme, liste des documents/fichiers, etc.

On contrôlera en particulier:

• si le dossier comporte tous les documents répertoriés dans la liste de publication.
• si le dossier indique le délai, l'adresse de dépôt des offres ainsi que les conditions de dépôt.
• si le dossier précise le cas échéant les conditions de préqualification.
• si le transfert du fichier de données fonctionne correctement en cas de transmission des données par voie électronique.

Aussi bien dans le bâtiment qu'en génie civil, les descriptifs comportent en général des réserves et des arrondis de manière à pouvoir compenser les prestations mineures ne figurant pas dans le descriptif, les erreurs de métré, les prestations manquant dans le descriptif, les erreurs de calcul, les fausses hypothèses de construction, etc.

L'avant-métré revêt un caractère informatif pour l'entrepreneur dans la mesure où il sait qu'il ne peut faire valoir aucun supplément ni refuser une réduction sur les prix unitaires de l'avant-métré figurant dans l'appel d'offres, jusqu'à concurrence de +/- 20 % de variation des quantités.

Les règles de métrés applicables sont en principe reprises de la norme SIA 118 relatives aux  particularités des travaux concernés.

Dans les contrats à prix unitaire, on ajoute en général une réserve de 2 à 5 % sur les quantités.

Lorsque le métré se calcule à la pièce (vitrages, menuiserie, etc.), la réserve peut être calculée sous forme de travaux en régie ou d'heures supplémentaires. De la sorte, les tarifs de régie, les conditions de contrat (p. ex. rabais et escomptes) sont déjà définis, comme pour les autres articles.

S'agissant de contrats à prix global ou forfaitaire, les quantités sont simplement arrondies au m, m2, m3 suivant.

Les descriptifs d'installations ne comportent aucune réserve ni arrondi. On reprend en général telles quelles les quantités indiquées dans le dossier d'appel d'offres.